Ter mais tempo está na lista das coisas que as pessoas mais querem para 2012. Fiz uma lista de 7 itens básicos que você deve fazer para começar a ter mais tempo no ano que vem!

1. Descubra como utiliza seu tempo – Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou, atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realiadas e atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo. Sabendo a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina). Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu tempo diariamente: http://www.triadedotempo.com.br/triade/cadastrar_2.asp
2. Planeje-se! – Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.
3. Escolha uma ferramenta – agenda, Iphone, Outlook, Neotriad, caderno, etc – que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
4. Limite seu horário de trabalho – Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia-a-dia.
5. Ache um hobby – descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)
6. Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo perdido.
7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na seqüência de execução. Foque nessa lista.

Tempo é um ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados! Não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano em 2012!

Fonte: http://blog.maistempo.com.br/2011/12/26/7-coisas-para-voc-ter-mais-tempo-em-2012/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

As razões para dizer esse “sim” na hora errada são as mais variadas possíveis. Sentimos uma espécie de necessidade de ser sempre solícitos e agradáveis. Fazemos nossa parte para manter nossas amizades. Temos medo de decepcionar as pessoas. Um outro motivo muito comum é o medo de assumir o controle da situação: quando respondemos “sim” às demandas alheias, nos calamos diante de nossas próprias decisões. Não importa os motivos. Cada um tem os seus – mas quando respondemos de forma positiva a uma resposta que merecia ou deveria receber um ”não”, estamos terceirizando nossa administração pessoal. E isso é grave.

Dizer “não” não é simples! É preciso assertividade, certeza do que é importante, coragem mas principalmente respeito ao seu próprio tempo! Selecionei 6 dicas que podem ajudar:

1. Nunca se acanhe em dizer não. Você não precisa ser bonzinho para os outros nem parecer sempre disponível. Na verdade, todo mundo tem problemas em dizer não. A capacidade de dizer essa palavra costuma ser vista com admiração inclusive pela pessoa que a ouve. Ela, na verdade, gostaria de ter a mesma disciplina.
2. Não adie: vá direto ao ponto. Pode doer, mas é melhor. Atrasar a comunicação do não quando a decisão já está tomada apenas prolonga o sofrimento. Um não bem dito logo no início do processo pode poupar muitos aborrecimentos (e dores!).
3. Evite inventar desculpas ou dizer mentiras na hora de dizer o não. Se tiver uma justificativa fundamentada em fatos, você deve utilizá-la, com certeza. Mas lembre-se de que você não deve aos outros explicações nem precisa se desculpar por suas escolhas. Você está no comando! Forneça uma resposta amigável, com sorriso. E evite entrar em um debate ou discussão sobre as razões de sua decisão.
4. Use o corpo para dizer não. Quando a pessoa estiver fazendo aquele convite que você não pretende aceitar, comece a torcer o nariz, contorcer a boca e franzir a testa de forma discreta antes que ela termine de falar. Esses movimentos já dão a entender para o seu interlocutor que você não está de acordo com a proposta. Isso tornará o “não” uma palavra natural e até mesmo esperada.
5. Faça um acordo mental com você. A partir do momento que você decidiu que não quer algo, prometa para você mesmo que manterá essa posição. Essa pequena atitude reafirma para você mesmo a importância da sua resposta e evita os conflitos internos.
6. E se o não tiver de ser dito ao seu superior? A melhor forma, nesse caso, é mostrar para ele sua lista de prioridades profissionais e deixar que ele resolva o que mais é importante. Se o que ele estiver propondo for algo pessoal (um convite para uma festa, para uma happy hour ou, em casos mais extremos, até mesmo uma insinuação ou uma cantada) você terá de avaliar a situação. E dizer seu não da forma mais direta possível.

Fonte: http://blog.maistempo.com.br/2011/11/01/6-formas-de-ajudar-voc-a-dizer-no/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Muitas pessoas criam expectativas no futuro mas não conseguem fazer acontecer no agora, isso porque elas colocam seu foco de atuação no período errado de tempo. Não é o futuro que faz a vida acontecer (não adianta só ficar sonhando) e muito menos o presente (também não adianta só ficar correndo atrás da bola).

O tempo que faz as coisas andarem de verdade é o PRESENTE + FUTURO, sem separação. É o hoje bem feito, ajudando a construir aquilo que você sonha para o amanhã. Acredito muito nesse conjunto para fazer a vida andar. E nada melhor que esse período para começar a pensar nisso. Selecionei algumas perguntas para você começar a pensar sobre o ano que praticamente já acabou e o próximo que virá.

Experimente responder essas perguntas por escrito e coloque em uma carta para você mesmo abrir no final desse ano, na hora que começar a vontade de planejar o próximo. Em outros posts mais próximos do fim do ano, vou dando as dicas de planejamento (e execução) para 2012! Por hora, pense nessas perguntas:

1. O que você precisa fazer mas não conseguiu realizar em 2011?
2. O que você precisa parar de fazer em 2012?
3. Quais são os 3 principais objetivos que você gostaria de realizar no próximo ano?
4. Quais áreas da sua vida precisam ter mais foco e/ou mudanças no próximo ano?
5. Se você pudesse escolher apenas 1 coisa para realizar em 2012, o que seria?

Para planejar é preciso refletir, espero que as perguntas ajudem a iniciar esse processo. Prometa para você mesmo que 2012 não será uma correria, não passará em branco!

E para ajudar na sua reflexão, que tal doar 2 minutos do seu tempo para responder a essa pesquisa sobre o próximo ano? www.triadps.com/2012

Até!

Fonte: http://blog.maistempo.com.br/2011/10/18/como-ser-seu-2012/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

É possível ter mais horas no seu dia, através de um serviço chamado de Assistentes Virtuais que começou há pouco tempo aqui no Brasil, mas já é uma modalidade muito utilizada no exterior.

Assistentes virtuais são como se você tivesse uma secretária para executar tarefas mais corriqueiras, menos estratégias, mais simples ou até mesmo coisas chatas e difíceis que você teria a tendência de enrolar.

Esse conceito tomou bastante força quando o Timothy Ferris, em seu livro Trabalhe 4 horas por semana, reforçou que você deveria delegar o máximo de tarefas para esse tipo de serviço. Apesar de não concordar com a abordagem do Timothy para produtividade corporativa (afinal na prática pouquíssimos profissionais vão adotar esse estilo de trabalhar 4h/semana), eu concordo totalmente com ele no quesito da utilização de assistentes virtuais.

Eu utilizei alguns serviços Indianos, no qual pagava por hora para serviços como: revisão de textos em inglês, comparação de preços e reserva de hotéis ou

passagens áreas, cotação de banners em sites estrangeiros para a Triad, etc. No Brasil, cheguei a usar o serviço de concierge do meu cartão de crédito para coisas como reserva de restaurantes ou teatro, achar um marceneiro para arrumar um problema no meu armário, etc.

Aqui no Brasil, a Prestus, foi a pioneira nesse tipo de trabalho. Quando eles me apresentaram a empresa fiquei muito contente e apostei na idéia, inclusive oferecendo integração para envio de tarefas direto pelo Neotriad. Eu já pedi muitas coisas para eles, desde pesquisas para algum livro até cotação de marketing digital. O custo deles é muito menor do que perder tempo com coisas circunstanciais. Apesar de o seu tempo ser teoricamente “de graça”, a liberdade de poder focar em coisas importantes que realmente tragam resultados não tem preço. Mas não deixe de experimentar o serivço de concierge do seu cartão, além de gratuito ele é bem eficiente (pelo menos o Mastercard e Visa).

Veja algumas dicas que o Alexandre Borin, presidente da Prestus, nos dá para utilizar bem serviços de assistentes virtuais:

1. Comece delegando tarefas pessoais. Você poderá delegar tarefas profissionais em seguida, desde que não incluam informações financeiras e que não identifiquem a empresa em que trabalha.
2. Cuidado para não abusar: tarefas ilógicas, ineficientes ou mal definidas não devem ser feitas nem por você, nem por seu Assistente Virtual
3. Cada tarefa delegada deve estar muito bem definida, para sua realização.
4. Divirta-se com a delegação. É divertido estar no controle. Mas alivie um pouco da repressão. Assistentes Virtuais trazem o comportamento excêntrico de bilionários ao alcance de cada homem.

Ter mais horas no seu dia é possível, usando bem o seu tempo, ou contratando serviço de assistentes virtuais. Experimente uma vez e veja o resultado.

Fonte: http://blog.maistempo.com.br/2011/08/23/compre-horas-para-o-seu-dia/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por José Luiz S. Cunha

Qualquer coisa que você possa fazer para melhorar sua organização irá fazer diferença para a melhoria da sua produtividade, melhor gerenciamento do seu tempo e também para a proteção do seu bolso.

Você gostaria de ganhar 10 horas a mais na sua semana de trabalho?

Veja abaixo algumas estatísticas apresentadas em reconhecidas publicações americanas como Office Systems, Forbes e Business and Society Review: (podemos considerá-las válidas para o Brasil):

• O americano médio gastará um ano de sua vida procurando por objetos perdidos em mesas bagunçadas;
• 1 hora de planejamento pode economizar 10 horas de trabalho;
• uma pessoa que tem o costume de trabalhar em espaços desorganizados ou mesas bagunçadas, cheias de papel, perde em média 1 hora e meia por dia procurando por documentos e objetos ou ainda sendo distraído por eles. Isso pode chegar a 7 horas e meia por semana!
• Pode custar até US$120 em horas de trabalho para localizar um documento perdido e até US$250 para recriá-lo.

Eu poderia colocar mais algumas dezenas de estatísticas aqui para tentar convencê-los da importância que organização pessoal significa, mas acho que todos já entenderam a questão.

Quer economizar tempo no seu dia? O primeiro passo é tomar consciência da necessidade de melhorar sua performance e encontrar maneiras de trabalhar de forma mais eficiente e produtiva. Feito isso acredite, tudo o que você precisa é Atitude!

Ah!, e sim, você vai precisar também investir um pouco do seu precioso tempo.

Vamos supor que você tem muita, muita coisa mesmo acumulada para fazer e por conta disto está meio que paralisado, sem saber para onde ir. Em razão da enorme bagunça ao seu redor, está também sem saber por onde começar. Prazos perdidos, projetos atrasados, fogo se alastrando, stress crescendo…

Apesar deste caos (supostamente “controlado”), você pensa que é uma tremenda perda de tempo parar e arrumar toda a “bagunça”, até por que isto não funcionou da última vez e não lhe parece muito produtivo tentar novamente.

O que você meu caro amigo, talvez não saiba, é que se quiser realmente mudar esta situação em que vive, precisa considerar a possibilidade de investir um pouco do seu tempo para se organizar melhor. Este é o único caminho. Se não souber por onde começar, procure ajuda nos artigos de nossas e-newsletters, participe de nossos cursos, procure um livro relacionado, contrate até mesmo um profissional para ajudá-lo ou simplesmente navegue por este site diariamente por alguns minutos. Basta implementar simples idéias para se organizar melhor e deixar que aos poucos essas idéias se incorporem ao seu dia de trabalho.
Os resultados serão imediatos e os benefícios crescentes.

Qualquer coisa que você possa fazer para melhorar sua organização irá fazer diferença para a melhoria da sua produtividade, melhor gerenciamento do seu tempo e também para a proteção do seu bolso.

Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena, possuir um sistema de arquivos adequado, trabalhar num espaço organizado, ter o costume de planejar seu trabalho e suas tarefas ou utilizar os recursos da tecnologia de forma eficiente, podem fazer toda a diferença do mundo.

Às vezes escuto pessoas dizendo ” preciso me organizar melhor, quando tiver um tempo vou fazer isso”.

Minha resposta é: Este tempo disponível não vai cair do céu, ele deve ser criado. Depende apenas de uma atitude sua.

Organize-se! Você pode!

Fonte: http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/521/otimizando-o-tempo-como-ganhar-10-horas-a-mais-na-semana

José Luiz S.Cunha é formado em Engenharia Mecânica. Diretor da Teklamatik, empresa que atua há 25 anos no mercado de softwares para gestão empresarial. Fundador da OZ! Sistemas de Organização, empresa voltada a criar e oferecer serviços e produtos para a melhoria da produtividade e qualidade de vida, por meio da organização pessoal e criador do portal organizesuavida.com.br, o primeiro do gênero no Brasil.

Como profissional moderno e atualizado, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais “auditivas”. Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco.

Iremos lhe indicar alguns elementos básicos sobre a organização e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de checklist.

Definição de hora e lugar
Cabe a você ter certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for “explosivo” ou polêmico, procure – se possível – destinar um local mais aprazível, algo que ajude a “desarmar os espíritos”.

Comunicação Interna
Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme – ou tenha a certeza de que alguém o fez – as presenças por escrito.

Papéis e lápis/canetas
Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque “se esqueceu” dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart, TV, vídeo, quadro negro, pranchetas, etc..

Disposição Geral
Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distinção. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa… De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente.

Bebidas
Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá.

Saber ouvir
Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor da reunião, pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair.

Interrupções
Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc..

Lista de presença
Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porquê. Prepare tudo antes e garanta que todos os presentes puderam assinar a lista.

Ata
É muito importante e tem que ser bem minuciosa. Data, hora e local, assunto, quem falou o que, que temas ficaram pendentes, o essencial e as conclusões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar.

Fonte: http://www.organizesuavida.com.br/

Por Ricardo Saldanha

Apesar dos muitos argumentos em defesa dos ambientes colaborativos corporativos como essenciais à produtividade e à competitividade, salta aos olhos que a adoção dos mesmos pelos colaboradores é sempre o maior desafio em qualquer projeto de implantação ou reformulação de intranets e portais corporativos avançados (no jargão consultivo, desafio = algo que a gente ainda não sabe bem como resolver).

Nos mais de 10 anos em que atuo como consultor neste segmento, vivo escutando coisas como “o documento está na intranet, mas poucos leem”; “geramos uma base de boas práticas, mas as pessoas insistem em querer reinventar a roda”; “criamos toda sorte de recursos baseados na web 2.0, mas os colaboradores não colaboram (sic) entre si”… A pergunta que fica é simples: por quê?

Há várias razões concorrentes, que abordarei aqui ao longo do tempo. Mas hoje vamos conversar sobre dois obstáculos que considero os mais basais de todos e que reforçam-se mutuamente: os fatores “atenção” e “tempo“.

Escassez de atenção

Falamos sempre em ambientes colaborativos e intranets avançadas como plataformas da gestão da informação. E também como potenciais promotores do que os teóricos chamam de “inteligência organizacional”, tangibilizando muitos aspectos da Gestão do Conhecimento. Tudo muito bonito e importante.

Entretanto, a base de toda troca e de toda tomada de decisão é o aprendizado (não por acaso, Peter Senge cunhou a expressão “organizações que aprendem”). E, afinal, o que é preciso para aprender? Minha lista teria: reflexão, experimentação (incluindo o erro como parte do processo) e… atenção. E aí nos aproximamos do dilema fundamental que as organizações enfrentam.

Ele está diretamente ligado a uma regra de ouro da economia “toda abundância leva a uma nova escassez“. Como escreveu Herbert Simon (citado por Chris Anderson no excelente livro “Free“):
“Em um mundo rico em informações, a riqueza da informação implica a carência de outra coisa: escassez daquilo que a informação consome. O que a informação consome é bastante óbvio: ela consome a atenção de seus destinatários. Dessa forma, a abundância de informação gera carência de atenção.”
Detalhe: o nosso amigo Simon escreveu isso em 1971 – visionário, não? Afinal, olhe para o mundo atual, hiperconectado. E pense um pouco na sua rotina diária: sim, agora é óbvio: a abundância de informação leva a uma escassez de atenção!

Ora, se seus colaboradores, trabalhadores do conhecimento que são, vivem essa realidade, então a resposta ao nosso questionamento original pode estar aí. Em parte.

Tempo ao tempo

A outra parte da resposta está nos efeitos colaterais que as ondas do Downsizing e da Reengenharia imputaram a todos nós: em nome de uma organização mais enxuta e eficiente, muitas atribuições e papéis que antes eram executados por 2 ou 3 pessoas passaram a ser destinados a uma só, com a promessa de que, em paralelo, os processos seriam simplificados e a tecnologia viria suprir a baixa no headcount.

Fato é que nem sempre é assim: você hoje tem muito mais trabalho e responsabilidade, os processos “são assim porque sempre foram assim” e a tecnologia muitas vezes parece que atrapalha mais do que ajuda, não?

É nesse ponto em que o déficit de tempo se soma ao déficit de atenção, impedindo que todos os benefícios propalados pela literatura se tornem realidade… Além de muita informação, temos pouco tempo para processá-la, ruminá-la e transformá-la em conhecimento. Sem tempo para refletir e interagir, não há troca, não há aprendizado – não há inovação.

Contradições do mundo moderno

Isso nos leva a uma encruzilhada: vivemos em um mundo hiperconectado, temos as tecnologias para fazer da empresa um grande e integrado “cérebro”, mas não oferecemos os demais recursos necessários para que as sinapses aconteçam de fato. Estamos na Era do Conhecimento, mas sacrificamos as condições basais para que os seus enormes benefícios sejam amplamente incorporados.

Em outras palavras: queremos que as pessoas colaborem, mas não damos a ela o tempo necessário para que reflitam sobre o processo e suas oportunidades de melhoria (queremos, ao contrário, que elas façam mais e mais processos, vistas não como trabalhadores do conhecimento, mas sim – e ainda – como parte de uma linha de montagem). Temos uma enorme gama de informações, sem limites logísticos para entregá-la aos destinatários, mas continuamos empurrando “tudo para todo mundo” nas intranets básicas da vida, contribuindo para aumentar o déficit de atenção (ao invés de diminuí-lo).

Steven Johnson, no seu igualmente excelente “Emergência“, já falava sobre isso, utilizando como metáfora a diferença entre passar de carro pela rua, com os vidros fechados e o ar condicionado ligado, e andar a pé no mesmo trajeto, quando você interage com as pessoas, sente os odores do hortifruti e reflete sobre o caminho – e sobre a vida.

De certa forma, parece que estamos aceitando a velocidade da infovia como paradigma para a nossa própria rotina – a questão é que ainda somos seres humanos (felizmente) e isso faz com que da rapidez só tiremos a pressa.

Falando especificamente de intranets e portais corporativos, isso nos leva ao post anterior: fazer a informação chegar ao destinatário certo, de forma pró-ativa e considerando seu contexto, é uma necessidade (e uma obrigação) num mundo dominado pelo déficit de atenção e de tempo. E vai nos levar também ao próximo post, onde pretendo abordar essa e outras estratégias para quebrar o círculo vicioso e, de fato, contribuir para que a abundância de informação se transforme em valor efetivo.

Até lá, aguardo os comentários de vocês sobre as mal traçadas acima – respondo a todos, prometo!

Fonte: http://www.hsm.com.br

Ricardo Saldanha é consultor e CEO do site Intranet Portal. Especialista em intranets e portais corporativos, também mantém o blog Intra 2.0.

Por Christian Barbosa

Já falei da importância de se ter uma lista do que não deve ser feito em diversos artigos e posts. No livro Mais Tempo Mais Dinheiro, dedicamos um capítulo inteiro a esse tema.

Na última ExpoManagement o Jim Collins, considerado o sucessor de Peter Drucker, falou que todos os CEOs deveriam ter essa lista de coisas a serem eliminadas do seu tempo.

Para um empreendedor/diretor ter isso muito claro é vital. Aproveitando que o ano está começando, selecionei alguns itens que poderiam ser pensados para compor essa lista:

1. Atividades operacionais: Se você fica o tempo todo em atividades operacionais, você trabalha “NO” negócio e não “O” negócio de forma mais ampla. Talvez esse modele esteja impedindo a empresa de crescer, de descentralizar decisões ou até de permitir que você tenha mais tempo para sua vida.Como sugestão, se você usar o Neotriad ou o MS Outlook, pode classificar essas tarefas como circunstanciais ou colocar uma categoria específica. Depois, analise sempre a semana anterior, para ter uma clareza do que anda acontecendo.
2. Reuniões sem objetivo definido: Quantas reuniões participamos por conveniência ou porque simplesmente não queremos dizer não? Eu só tenho agendado reuniões que tenham um resultado claro para mim, todas as outras eu corto ou mudo o meio (Skype ao invés de presencial).
3. Pular de ideia em ideia: Empreendedor parece que tem adrenalina em excesso, já reparou? Muitos são tão frenéticos no dia-a-dia, que ao primeiro sinal de uma ideia, já largam tudo e saem fazendo. No final, muito tempo perdido e pouco resultado prático. Seja mais seletivo, saiba diferenciar oportunidades de perdas de tempo.
4. Controlar o horário da equipe: Se você tem essa mania de controlar se seu assistente chegou às 8h ou 8h10, fique sócio da Dimep, que é uma indústria de relógios de ponto! Controle resultados, projetos, entregas e não horários de forma minuciosa. Cada vez mais o horário será coisa do passado. Com trânsito, enchentes, internet, precisamos ser flexíveis. Se a pessoa funciona melhor chegando às 10h e saindo às 20h, porque não ser mais flexível?
5. Adiar férias: Relaxar é um item que precisa ser priorizado e não deixado de lado! Trabalhar freneticamente, sem pausas, mata sua produtividade, sua criatividade e deixa você mais chato. Tire férias curtas (3 a 5 dias) e várias vezes ao ano, o resultado é melhor.
6. Atender alguns clientes: Se o cliente não gera lucro (não disse faturamento), não gera resultados, não ajuda a equipe e tira sua paz, talvez esse cliente não seja um cliente para você. Corta, cancela o contrato, nem pensa muito.

E você, o que acha que precisa parar de fazer para sua empresa e/ou sua vida começar a evoluir?

Fonte: http://blog.maistempo.com.br/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por Luiz de Paiva

Para ser sincero, não concordo que este realmente possa ser considerado um problema de projetos.  O cronograma sempre deve ser desafiador.   Acredito que isto somente possa ser considerado um problema quando o cronograma é totalmente fora da realidade.

A seguir comento alguns pontos sobre este tema:

O cronograma sempre deve ser desafiador

Como comentei no começo do artigo, é sempre bom que os cronogramas dos projetos sejam desafiadores.   Desafiadores a ponto de forçar o gerente de projetos e a equipe a buscarem as melhores alternativas e soluções para os entraves do projeto.

Projetos com muita folga de tempo parecem ser bons mas apresentam riscos.  A equipe pode perder o foco quando há um espaçamento muito grande entre atividades relacionadas ao projeto, e a energia e entusiasmo podem se dissipar.  Além disso, uma tendência que deve ser combatida é a de se deixar as atividades para a parte final do prazo quando a folga é muito grande.

Deve-se colocar o foco na estimativa e planejamento iniciais

Para evitar cronogramas que fogem da realidade executável, o planejamento inicial é crítico.  Fazer estimativas bem discutidas e trabalhadas darão força ao gerente de projetos para manter as expectativas dentro do que pode ser feito.  Muitos dos problemas de cronogramas são originados em um planejamento falho ou inexistente na concepção do projeto.

Distinguir urgências reais

Cabe ao gerente de projeto administrar os stakeholders para que as tarefas sejam organizadas de forma lógica para o sucesso do projeto.  Em outras palavras, muitas tarefas consideradas urgentes poderiam ser adiadas sem que afete os resultados do projeto, enquanto a energia é concentrada naquelas que realmente fazem a diferença naquele instante.

Um cronograma bem desenhado e estruturado, com caminho crítico definido adequadamente, é ferramenta essencial para equilibrar a carga de trabalho de forma inteligente.

O impossível não pode ser aceito

Se o gerente de projetos aceita a imposição de um cronograma que é simplesmente inviável, então não está cumprindo seu papel… está sendo apenas um administrador de planilhas.  Neste tema, habilidades em gerenciamento de stakeholders farão a diferença para encontrar caminhos que ajustem as expectativas à realidade.

Esclarecer as restrições

As restrições entre os diferentes aspectos do projeto (custo x prazo x escopo x qualidade) devem ficar claras para todos, especialmente o patrocinador e o cliente do projeto.   As decisões quanto às prioridades devem ficar claras e bem documentadas.

Monitoramento constante

Quanto mais apertado é o cronograma, maior a necessidade de controle.  Nestes casos, a frequência das avaliações de evolução do projeto devem aumentar, para que ainda exista a oportunidade de tomar ações corretivas que levem o projeto de volta a seus objetivos.

Divida o projeto em fases

Os tomadores de decisão do projeto nem sempre estão com todos os elementos em sua mente, ou podem estar seguindo uma linha sem pensar em alternativas.  Quando os prazos não colaboram, pode-se, por exemplo, dividir as entregas em fases, mantendo itens críticos dentro do objetivo principal, e colocando outros deliverables em fases posteriores.  Tome a iniciativa para encontrar soluções e compromissos que atendam aos grandes objetivos do projeto.

Falando um pouco mais sobre a divisão do projeto em fases, ela pode ajudar na percepção gradual de valor.   Se alguns dos principais objetivos são atingidos e concluídos dentro do prazo esperado, o impacto de atrasos em outros objetivos pode ser minimizado.  Isto pode fazer uma diferença enorme para o cliente do projeto, que podem começar a obter retorno sobre seu investimento mesmo antes de 100% do projeto estar concluído.

Fonte: http://ogerente.com/stakeholder

Luiz de Paiva é Consultor em Gerenciamento de Projetos e Presença Online.  Responsável pelo Portal O Gerente.

Por Christian Barbosa

Uma pergunta que chegou bastante pelo twitter e pelo meu blog é como lidar com pessoas e clientes que não sabem se planejar e são sempre urgentes, afetando o seu próprio planejamento.

A pergunta é boa e super pertinente para começo de ano. Para começar a responder precisamos classificar as urgências em dois tipos: as “imprevisíveis” – que são aquelas que simplesmente não há forma de prever, nascem urgentes, como problemas de saúde, quebras em equipamentos, acidentes, etc. Já a outra categoria de urgências são as “migratórias”, que migram da esfera da importância para a esfera da urgência (por negligência, falta de tempo, esquecimento, falha na comunicação, guerra de egos, etc).

A primeira categoria, das imprevisíveis, por mais que você não acredite, representa a minoria das urgências. Para este tipo de urgência, em geral não há o que fazer para prevenir, simplesmente elas acontecem e precisam ser resolvidas imediatamente.

A segunda categoria é outra história, elas podem ser prevenidas na maior parte dos casos. O primeiro passo para lidar com urgências é entender que elas fazem parte do seu planejamento, na forma de alguma atividade de prevenção ou de espaço em tempo para resolvê-las.

O segundo passo, e mais interessante, é que a urgência acontece porque não conseguimos aprender com a mensagem subliminar que ela nos traz. Quando paramos para entender, a coisa muda de figura. Para isso sugiro que inicie o mapeamento das urgências, pois além de identificá-las, este mapeamento permite que você analise o quanto é possível planejar e o quanto de tempo é necessário deixar livre para as coisas que surgem.

Uma forma simples de fazer isso é anotar em seu caderno, tudo que surgiu como urgência ao longo do seu dia. Se você tiver acesso a Internet, pode usar o Neotriad e classificar as atividades, para analisar posteriormente em seus gráficos.

Eu acompanho uma profissional de marketing de uma grande empresa brasileira, ela está abaixo da gerente e sofre todo tipo de urgências e interrupções no seu dia-a-dia. Após dois meses de análise conseguimos concluir que é inviável planejar mais do que 4hs por dia, pois ela recebe uma média de 5 horas diárias de urgências. Ela tem 9 horas para fazer as coisas importantes e dar tempo de absorver as coisas urgentes de um departamento de marketing, sem deixar de lado sua academia, tempo de ócio (ou preguiça como ela costuma falar) e para aprimorar na sua carreira.

Esse número é super variável de acordo com o profissional e também se alterna ao longo da semana. Não existe fórmula pronta, cada caso é um caso. Além dessa estratégia básica de mapeamento, separei algumas estratégias que usamos na consultoria de redução de urgências:

• Mostre planejamento sempre, seja um modelo. Quanto mais perdido você estiver, mais sujeito às urgências será e menos moral terá de cobrar os outros.
• Se a urgência está sendo gerada por falhas de comunicação, comece a redigir seus e-mails forma mais estruturada, com uma seção de próximos passos mais destacada. Nas reuniões ao terminar envie um e-mail com os itens discutidos e ações acordadas.
• Se a urgência está sendo gerada pela ausência ou falha de processos, envie um e-mail ao seu gerente pontuando o problema e listando as últimas ocorrências da urgência.
• Na sexta-feira de manhã, envie um e-mail ao seu cliente ou gerente com as possíveis coisas que podem se tornar urgências na próxima semana e proponha um plano de ação preventivo.
• Compartilhe com seu cliente seu processo interno e peça ajuda para que o processo atenda as suas necessidades de forma mais planejada.
• Faça um relatório mensal, com todas as demandas solicitadas por seu gerente/cliente que foram Importantes e outra coluna com as Urgências. Coloque suas sugestões para o próximo mês. Se possível, faça uma reunião com o cliente/gerente para expor esses dados. Esse tipo de abordagem mostra profissionalismo e a preocupação da empresa em um trabalho bem feito para ambos e funciona muito bem no lado dos clientes e fornecedores.

Fonte: http://www.christianbarbosa.com.br/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.