Por Luiz de Paiva
Atrasos e estimativas de tempo errôneas são problemas recorrentes em muitos projetos. Exceto em casos aonde há uma forte cultura de projetos, tempo para planejamento completo e cuidadoso, além de experiência da equipe e histórico de projetos bem referenciado, todo gerente de projetos acaba vivendo a realidade de enfrentar prazos que acabam se mostrando pouco realistas.
Antes de avaliar que tipo de ações um gerente pode tomar para melhorar a previsibilidade dos tempos, é interessante pensar nos fatores que causam estas situações. Grande parte dos atrasos nos projetos tem sua causa-raiz em uma das 5 questões a seguir:
Falta de Histórico e Experiência
Vamos supor que seu projeto tenha uma atividade “Construir um Muro de 50m de Altura”. Suponha também que sua equipe nunca construiu um muro tão alto, e que as empresas que já construiram obras assim tratam o tema como segredo industrial. Este é um exemplo de um caso no qual o gerente de projetos não possui um histórico interno na empresa para o tempo da atividade, não consegue referências externas para usar como base e não tem uma equipe que tenha a experiência neste tipo de estrutura. O resultado é que a possibilidade de erro na estimativa de tempo será muito grande.
Segundas Intenções
Para este caso também vou partir de exemplos. Imagine que 3 empresas estão sendo cotadas para participar de seu projeto, e elas sabem que prazo de entrega é um item crítico. Imagine outra situação na qual uma empresa de consultoria já está contratada para participar de seu projeto, seus custos são por hora trabalhada, e ela ainda terá que dar estimativas de tempo para algumas atividades. No primeiro caso, haverá uma tendência de oferecer um prazo de entrega extremamente agressivo, que dificilmente será cumprido. No segundo caso, a consultoria que recebe por hora tem um conflito de interesse, já que quanto mais tempo durar o projeto, melhor para ela.
Falta de Análise de Riscos
Se o projeto não possui uma estrutura adequada de gerenciamento de riscos, a possibilidade é que surjam situações inesperadas que afetem drasticamente as estimativas de tempo do projeto. A estimativa informada pela equipe pode estar correta, baseada em premissas adequadas, experiência e histórico. No entanto, riscos positivos e negativos devem sempre ser avaliados e considerados na estimativa.
Otimismo Exagerado
Este é um problema que chegar a ser quase cultural. Acredito que o Brasileiro sofre com isso mais do que outras culturas. Nossa tendência é sempre de dar uma expectativa otimista em relação a algo, e isso se reflete também nas estimativas de tempos de projetos. Novamente, a estimativa não está necessariamente errada, ela só é “puxada” para um lado da curva, afastando-a da média que seria um valor mais realista.
Pressão Interna e Externa
Por mais que o profissional tenha experiência e histórico e não queira dar uma estimativa de tempo exageradamente otimista, podem existir pressões que o levem a ceder e fornecer um prazo que os demais querem ouvir. A pressão pode ser interna (da diretoria, por exemplo) ou externa (de um cliente ou uma expectativa de mercado). O fato é que muitas vezes se deixa de lado (erroneamente) a disciplina de gerenciamento de tempo em função de necessidades de marketing ou políticas.
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Vejam que, nas 5 causas acima, falei apenas de suas fontes, sem entrar em possíveis alternativas para solucionar ou mitigar o problema. No próximo artigo falarei sobre ações que o gerente de projetos pode tomar para reduzir as possibilidades de trabalhar com estimativas de tempo irreais.
Fonte: http://ogerente.com/stakeholder/
Luiz Henrique de Paiva Jose é graduado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, e pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FGV. Certificado PMP pelo PMI. Até 2007, atuou 5 anos como Gerente de Projetos e Diretor de Fábrica na Vitelcom México, multinacional fabricante de telefones celulares. Atualmente presta consultoria empresarial, voltada a Gerenciamento de Projetos e Presença Online para pequenas e médias empresas nas regiões de São Paulo, Jundiaí e Campinas. Proprietário da Avantta Consulting. Criador do Portal O GERENTE, e editor dos blogs do Portal.
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