Por Luiz de Paiva

Existe uma prática que é adotada radicalmente por uns, mas considerada um exagero desnecessário por outros:  colocar TUDO por escrito em um projeto.

O tema é um pouco controverso.  A partir de que momento o nível de registro de informações se torna excessivo?  Ficar registrando tudo não reduz a produtividade do projeto?  A burocracia não acaba virando burocratismo?

Minha opinião e prática é pecar pelo excesso:  toda informação que tenha qualquer importância no projeto deve ser documentada adequadamente.   Vou dar aqui algumas razões:

• Minha memória é limitada: como gerente de projeto, sou o responsável por garantir o bom fluxo das informações.  Como sei que não consigo lembrar de tudo, prefiro documentar as informações a pensar “ah, eu não vou me esquecer disto”.
• A memória dos outros também é limitada: se não confio na minha capacidade de lembrar de tudo, como confiarei na dos outros?  Desconfie especialmente daqueles que não anotam as informações importantes em reuniões, e daqueles que gostam de repetir “pode deixar, eu consigo me lembrar de tudo que foi decidido”.
• Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos.  Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto.
• Fácil referência futura: um projeto bem documentado também melhora o resultado de projetos futuros, permitindo uma melhor análise de lições aprendidas.
• Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas.  Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação.
• Não confio em todos a meu redor: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas que desejam o fracasso do projeto, ou querem fugir do trabalho.  Para estas pessoas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade.
• Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação.

O segredo é achar a forma certa de fazer a documentação do projeto.  Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de e-mail, uma informação do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se tornar um relatório em formato padronizado.  Sempre gosto de repetir:  vale o bom senso!

Fonte: http://ogerente.com/stakeholder/

Luiz Henrique de Paiva Jose é graduado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, e pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FGV. Certificado PMP  pelo PMI. Até 2007, atuou 5 anos como Gerente de Projetos e Diretor de Fábrica na Vitelcom México, multinacional fabricante de telefones celulares. Atualmente presta consultoria empresarial, voltada a Gerenciamento de Projetos e Presença Online para pequenas e médias empresas nas regiões de São Paulo, Jundiaí e Campinas. Proprietário da Avantta Consulting. Criador do Portal O GERENTE, e editor dos blogs do Portal.