Vivemos na época dos sem tempo. Não é difícil perceber que essa constatação é verdadeira em nosso dia-a-dia. Todo mundo vive reclamando que não tem tempo para nada ou que vive correndo. Mas será que o problema é realmente a falta de tempo ou a qualidade do uso do tempo que temos?

Boa parte das pessoas não tem problemas de falta de tempo, eu diria que para 80% da população a falta de tempo não é um problema. O problema está no uso que as pessoas fazem dele.

Em uma pesquisa da Triad com mais de 30 mil brasileiros, descobrimos que apenas 1/3 do tempo da população utilizado com as coisas realmente importantes. O restante é dividido entre coisas urgentes ou circunstanciais.

Esta última categoria vale uma explicação adicional, pois é aonde residem os problemas de qualidade de tempo mais freqüentes. Circunstancial é toda atividade que não traz nenhum tipo de resultado para sua vida, são atividades que você faz por obrigação ou necessidade social. É a esfera do tempo perdido, mal utilizado e que nunca mais será recuperado. Todos estão sujeitos a esse tipo de atividade no dia-a-dia, com reuniões desnecessárias, spams, festas sociais que não queremos ir, ligações telefônicas sem sentido e por ai vão.

Existem diversas formas de reduzir o circunstancial em nossa vida e termos mais tempo para as coisas realmente importantes. A primeira é reforçar seus modelos de planejamento, o que poucas pessoas conseguem fazer da forma correta e ter resultados. Planejar é antecipar, e isso significa ver pelo menos três ou quatro dias a frente. Quem “planeja” o dia seguinte está mais suscetível a ter atividades urgentes ou circunstanciais. Quanto mais a frente você pensar melhor para focar no Importante.

Outro aspecto essencial no planejamento é dar espaços e nunca lotar a agenda do dia. Para isso recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas você tem planejadas x horas disponíveis. No começo, não planeje mais do que quatro horas para se acostumar a esse modelo antecipado de planejamento.

Além de planejar, é preciso que você tenha qualidade no uso do seu tempo, o que significa aproveitar o tempo presente de forma focada. Quando estiver com seus filhos ou família, esteja com eles de verdade. Não fique com eles e ao mesmo tempo com a atenção focada na televisão. Quando estiver trabalhando, feche seu e-mail, seu navegador e outros programas para ter atenção total ao que está fazendo.

A desatenção e a falta de foco podem roubar horas do nosso dia sem percebermos. Focar não é uma habilidade que se adquire do dia para a noite, precisamos criar esse hábito em nossa mente. Comece com pequenas atividades, e depois comece a ampliar o seu tempo de foco.

E a última dica que gostaria de deixar aos leitores é ter tempo de qualidade para a pessoa mais importante de sua vida: você. Pode parecer simples, mas a coisa mais fácil de acontecer é ter uma agenda cheia de demandas para serem feitas e, neste caso, a primeira pessoa a ser retirada da agenda é si próprio.

Sem tempo si mesmo, você perde energia, vitalidade, vontade de executar suas ações diárias, fica mais cansado e sem pique. Atividades simples começam a demorar muito mais e fazem você perder ainda mais tempo. Coloque-se na agenda, pelo menos uma vez por semana. Institua essa boa prática e veja os benefícios. Pode ser uma simples quick-massage na hora do almoço a algum hobby que você ame praticar, mas faça sempre algo por você.

Ter tempo com qualidade não é mágica ou impossível, é mais do que factível uma vida com mais tempo e vida, mas isso depende apenas de você. Procure mais informações, livros e cursos sobre esse assunto e viva melhor.

Viva com Mais Tempo e Prosperidade!

Fonte: http://www.maistempo.com.br

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por Christian Barbosa

Há alguns meses venho pensando no plano estratégico da minha empresa para os próximos anos, fazendo uma renovação da estratégia que se encerrou no ciclo de 2009. Durante esse meio tempo, conduzi algumas reuniões de planejamento e conselho de grandes empresas no País justamente sobre essa temática, independente do setor, dá para aprender bastante ou pelo menos abrir as idéias quando falamos de planejamento estratégico.

O empreendedor que está começando ou o que fez a empresa crescer rapidamente, em geral é muito focado no produto final, na operação, no dia-a-dia e acaba sobrando pouco tempo para pensar na estratégia corporativa, que vai fazer a empresa viver longos anos, se destacar da concorrência e agregar valor ao consumidor. No contato que tenho com empreendedores, posso afirmar que é raro o empreendedor que tem um bom plano definido para sua empresa, em geral impera a política do Zeca Pagodinho: “deixa a vida nos levar.vida leva eu…”.

Agora esse não é apenas um mal do pequeno empreendedor, muitas empresas bem estruturadas não tem estratégia de verdade. Tive a oportunidade de ver uma palestra do Michael Porter, considerado o maior guru de estratégia dos tempos atuais, no evento Expomanagement no final de 2009. Uma das suas afirmações iniciais foi que poucas pessoas e empresas realmente sabem o conceito verdadeiro de estratégia. O que existe é uma grande confusão nesse assunto.

Estratégia não é visão, é mais do que um conjunto de ações, é diferente de aspirações do tipo ser o número 1, crescer, trazer resultados acima de mercado, etc. Estratégia começa com resultados. Aprendi e vi algumas dessas empresas que acompanhei a começarem a pensar em suas estratégias com metas financeiras e retorno de investimento. Óbvio, mas muito empreendedor se complica com isso.

Qual a meta financeira estratégica da sua empresa? Qual o retorno de investimento sua empresa precisa fazer neste ano? Qual o lucro que ela precisa ter para alcançar uma distribuição de lucros, que te ajude a realizar os seus sonhos pessoais?

Não é o que dá para fazer, é o que você quer como sócio da empresa. E chegando a esse número, você começa a montar uma estratégia que te ajude a chegar ou superar esse número. É assim que tem que acontecer. Isso guia as prioridades, as decisões e as ações da empresa. Se sua empresa não tem uma meta financeira bem formulada, é melhor rever se ela está na categoria de empresa ou ONG sem fins lucrativos.

Nem sempre eu fiz assim, quando defini estratégia em momentos passados para outras empresas que fui sócio, pensava sempre no mercado, na matriz SWOT, na concorrência, na nossa visão e em todo o resto, para depois falar efetivamente de uma meta financeira. Fica mais fácil inverter sua ordem. Pense nisso no seu plano estratégico dos próximos anos.

No próximo artigo vou continuar esse assunto sobre estratégia, com a seguinte pergunta: sua empresa quer ser única ou a melhor? Pense um pouco nesse assunto, ele pode fazer uma gigantesca diferença no posicionamento da sua empresa. Conversamos na próxima quinzena!

Sucesso Estratégico para você.

Fonte: http://hsm.updateordie.com

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por Christian Barbosa

Estamos vivendo uma época de similaridade no mercado. A grande parte dos produtos e serviços são muito parecidos, qualidade já não é mais diferenciação, é mais do que a obrigação e quem não tiver vai sair do mercado a curto prazo.

O fator preço merece um comentário adicional, mas também já não é tão decisivo como foi em outras épocas. Com o advento da tecnologia e especificamente dos sites de comparação de preço, o consumidor está mais do que nunca no comando. Ele pode rapidamente observar quem tem o melhor preço a oferecer e na maioria dos casos a diferença é praticamente nula.

Outra  semana estava em uma livraria e vi uma cena que com certeza vai ser mais comum a cada dia. Uma pessoa do meu lado após consultar o preço do livro, começou a navegar no seu smartphone em um site de comparação de preços e viu que o livro estava um pouco mais caro na livraria do que o preço online de outra loja. Ele chamou o vendedor, mostrou o site e perguntou se ele conseguia cobrir a diferença de R$ 7,50 para ele levar o livro.

O vendedor com muita má vontade respondeu que ele não podia fazer nada para cobrir o preço e saiu andando. O cliente deixou o livro e o DVD que ele estava na mão e foi embora da loja. Provavelmente pensará duas vezes em voltar naquela livraria. Provavelmente não foi a diferença que fez ele desistir da compra, mas o atendimento, a falta de carinho com o cliente.

Em um mundo similar e high-tech, o empreendedor precisa estar preocupadíssimo em criar o que faz a verdadeira diferença: uma equipe feliz e de boa vontade para atender seu consumidor. Isso verdadeiramente supera qualquer tipo de processo, certificações de qualidade, sistemas de informática. Pessoas felizes fazem um atendimento excepcional e criam uma equipe feliz, que por conseqüência gera clientes satisfeitos e que com certeza vão voltar e indicar aos amigos.

Isso é óbvio, simples, mas é raro hoje em dia, não é verdade? Qual a última vez que você se lembra de um atendimento excepcional? Sua empresa tem esse tipo de atendimento que você espera? Seu concorrente tem?

Muitos empreendedores acreditam que pessoas felizes são feitas apenas por salários maiores e isso não é verdade. Dinheiro é importante, mas não é tudo. Existem pequenos “mimos” que custam pouco para a empresa e podem ajudar a criar uma equipe mais satisfeita, como por exemplo:

• Dia do Aniversário – Experimente dar meio período de bônus para o funcionário que fizer aniversário, assim ele pode curtir esse tempo com a família e fazer coisas importantes no seu dia especial.
• Dê tempo para eles – Processos, sistemas, metas dependem de pessoas e pessoas dependem de tempo. Invista em treinamentos e softwares de administração de tempo e produtividade, com foco em ajudar pessoas a terem maior equilíbrio na sua vida pessoal X profissional. Os resultados são visíveis rapidamente.
• Alinhe semanalmente o time nas metas importantes da empresa e faça com que pequenas atividades ajudem a refletir nos indicadores das metas, visivelmente.
• Faça uma pesquisa de sugestões e veja como melhorar o clima na empresa. Pequenas ações podem dar excelentes resultados.
• Recompense e comemore. Não se esqueça que pequenas vitórias devem ser recompensadas e comemoradas. Por que só fazemos festa de final de ano? Que tal uma festa por fechar um mês acima da metas?

O que faz sua empresa única no mercado? Sua equipe respira e vive esses valores? Da próxima vez que pensar em como melhorar os resultados da empresa, não se esqueça de pensar em como tornar pessoas felizes. Isso deve fazer parte da sua estratégia empreendedora e não apenas do departamento de recursos humanos.

Fonte: http://hsm.updateordie.com/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por Christian Barbosa

Empresas de todos os portes têm aderido a onda da definição de processos corporativos. Algumas entraram tão fundo nesse modelo de gestão que se tornaram corporações totalmente orientadas a processos.

Eu sou um grande defensor dos processos, acredito que a alta direção deve dedicar cada vez mais tempo para influenciar todos na empresa para participem da adoção e da constante melhoria entre processos. Sem esse apoio, os processos simplesmente caem em desuso.

Tenho tido contato com muitas empresas com processos em diversos estágios de desenvolvimento, mas são poucas as que realmente conseguem transformá-los em operações bem orquestradas de negócio.

O maior problema é que definir, otimizar ou mudar radicalmente qualquer tipo de processo, pode não trazer os resultados práticos esperados se não tiver uma estratégia de produtividade atrelada. Na maioria dos casos, as empresas documentam seus processos, publicam na Intranet e acham que a equipe vai usar sempre que precisar.

Algumas empresas adotam algum tipo de sistema IT para gestão de seus processos, mas às vezes, a complexidade é tão grande que dificilmente o benefício aparece na ponta. Pouquíssimas estão realmente monitorando seus processos para entenderem onde estão os gaps de execução e raríssimas empresas estão empregando sistemas de IT em conjunto com ferramentas de produtividade.

De que adianta ter o processo perfeito se, quando as atividades são distribuídas entre os colaboradores, eles não têm tempo para executá-las? Do que adianta ter toda a documentação se, quando a equipe precisa checar algum procedimento, não tem fácil acesso?

Não adianta ter processos, é preciso pensar na produtividade destes na ponta. É preciso se preocupar de que forma as atividades de diversos processos devem ser priorizadas e sobrepostas. Como devem ser colaboradas entre o time. Qual processo é realmente importante ou urgente.

Se o colaborador usa Microsoft Outlook, Lotus Notes ou algum outro software para gerenciar suas atividades diárias, é dentro destes aplicativos que as atividades do processo devem estar inseridas e gerenciadas de forma macro pelo sistema de processo.

O autor americano, Jim Collins, autor de Feitas para Durar e que lançou o livro How Mighty Fall (Como as grandes caem), fala sobre os principais estágios que fazem uma empresa falhar. Uma frase dele fantástica diz que “A crise obriga as empresas a ter foco. Prosperidade não.”.

Na época da crise, muitas empresas, com falta de prosperidade começaram a olhar para dentro para melhorar seus processos. Essa deveria ser uma prática constante e não apenas esporádica, mas quando esse momento chegar, pense não apenas no processo, e sim, em como torná-lo produtivo na ponta da execução.

Fonte: http://www.christianbarbosa.com.br/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Por Christian Barbosa

Em alguns posts anteriores comentei sobre foco individual, agora vou abordar uma parte fundamental para conquistar o foco pessoal: o foco coletivo. Sem ele o foco pessoal não acontece ou fica muito difícil de ser conquistado.

Foco é antes de tudo uma questão de hábitos pessoais e da corporação. A cultura organizacional precisa colaborar para que o foco aconteça no nível pessoal. É preciso conscientização, respeito mútuo, acordos comuns e disciplina para chegar nesse objetivo.
Podemos fazer uma analogia do foco com uma árvore. Quando você olha para uma árvore você vê suas flores, tronco e frutos. Ela está basicamente focada em sua auto manutenção. Mas a parte responsável pela vitalidade da árvore é a raiz, que fica fincada no solo dando a sustentação, equilíbrio e nutrição. Algumas árvores têm raízes tão grandes que se estendem por kilometros e precisam de outras raízes, para de forma entrelaçada (ou sinérgica) conseguir manter seus troncos fortes, estáveis e produtivos. O foco corporativo funciona exatamente da mesma forma que uma árvore. Sem raízes fortes, os frutos não são produzidos. Sem hábitos corporativos enraizados, não existe uma forma de manter o profissional produzindo com foco.

E o que você pode fazer para ajudar a corporação a enfrentar esse problema?

1. Assuma o problema: Diz o ditado popular que o pior cego é aquele que não quer ver. Se a empresa não aceitar que tem um problema de foco, pode perder até 2 horas por dia de sua equipe. Calcule esse tempo pelo valor hora de cada profissional e veja quanto a sua empresa joga no lixo diariamente. O problema precisa ser assumido para entrar na pauta da presidência, dos diretores, gerentes e todos os níveis da corporação. Sem o envolvimento de todos os níveis hierárquicos é impossível combater o problema.
2. Respeito Mútuo & Acordos: Com a conscientização assumida é hora de criar acordos mútuos de cooperação. Antes de mais nada, foco é uma questão de respeito para com o próximo. Esse respeito precisa ser disseminado entre os acordos que precisarão ser estabelecidos. Cada pessoa na empresa precisa entender que a sua posição é fundamental para o processo.
3. Horário do Foco: Uma estratégia que gosto de recomendar as empresas é o horário de foco. Este é um dos primeiros acordos que costumo estabelecer. A empresa precisa definir um horário durante o dia, que deverá impedir que qualquer profissional na empresa tenha sua atenção desviada por telefone, reuniões, cafezinhos, internet, e-mails, etc. A duração varia de empresa para empresa, mas em geral, começa com um tempo pequeno e quando os resultados começam a aparecer esse horário é ampliado. Pode-se até criar um grupo de emergências para atendimento das urgências que poderão aparecer.
4. Padrões para Internet, e-mails e reuniões: Os três mosqueteiros da improdutividade precisam de estratégias para serem combatidos. Internet precisa de limites, alguns sites precisam ser bloqueados, alguns programas não podem ser executados em horário de expediente. E-mail não pode ser utilizado com a única forma de comunicação na empresa e boas práticas precisam ser adotadas (veja artigos anteriores para algumas dicas). Reuniões precisam ser objetivas, diretas e produtivas. É preciso ter um padrão de reuniões eficazes na empresa e não simplesmente fazer reuniões de qualquer forma.
5. Endomarketing: A raiz precisa ser fincada em todos os pontos da empresa para ter resultado, por isso recomendo a utilização de uma campanha de endomarketing para fixar os novos conceitos adquiridos e estimular a participação.

Várias organizações têm nos procurado para ajudar na implantação de práticas que ajudem a empresa a conquistar mais foco para seus colaboradores. Comentei muito brevemente algumas linhas de estratégias que podem ser implementadas, existem diversas outras. Cada caso é um caso e precisa ser estudado e customizado. Mas não espere a empresa despertar para esse problema, comece agora mesmo a levantar a bandeira do foco na sua equipe!

Fonte: http://hsm.updateordie.com/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Fonte: www.maistempo.com.br

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Silvia, do Banco do Brasil, enviou uma sugestão interessante de post aqui para o blog:

Gostaria que você abordasse o tema: o trabalho jogado fora, isto é, quando executamos atividades sem que haja um objetivo concreto, perdemo-nos em simples esforço, sem produtividade e resultados. A meu ver, grande perda de tempo!”

 Sem dúvida a Silvia está certa! Muitas pessoas vivem lotadas de coisas para fazer, mas será que estão evoluindo ou simplesmente agindo?

Esse tipo de atividades é o que chamo, na Tríade do Tempo, de Circunstancial, ou seja:

Atividades que você executa, por obrigação, excessos ou  pressões sociais, mas que não geram nenhum tipo de resultado e apenas desperdiçam seu tempo. Os exemplos de atividades circunstanciais são os mais diversos: spam, interrupções, festas que não queremos ir, aquele amigo chato que liga na hora imprópria para falar nada com nada, relatórios que o chefe pede e nunca vai usar, fofocas, etc.

Na pesquisa que faço constantemente, sobre o uso do Tempo do Brasileiro, levantamos que na média, 1/3 do tempo é focado em coisas circunstancias, 1/3 em coisas urgentes e apenas 1/3 nas coisas realmente Importantes.

Ou seja: vivemos correndo atrás do prejuízo, cheios de urgências, com um monte de interrupções no dia-a-dia, estamos sempre ocupados. Chegamos ao fim do dia e temos aquela sensação de que fizemos um monte de coisas, mas na verdade, não fizemos nada.

O que pode ser feito para reduzir as atividades da esfera circunstancial? Seguem 7 dicas rápidas:

1. Aprender a dizer não, ser mais assertivo e honesto com relação ao seu próprio tempo.
2. Questionar a real importância da atividade antes de sair aceitando tudo que te passam. Se nem a pessoa que te passou sabe porque aquilo deve ser feito, provavelmente poderá ser cancelado sem maiores prejuízos.
3. Criar políticas e acordos com sua equipe sobre interrupções no ambiente de trabalho.
4. Remover as distrações que roubam seu tempo no dia-a-dia: Internet, MSN, mesa bagunçada, telefone celular, twitter, etc
5. Descobrir uma meta pessoal muito forte, muito desejada. Pois quem quer alguma de verdade, todo tempinho que sobra foca em desenvolver esse objetivo e não gastar com futilidades.
6. Fazer o teste da Tríade do Tempo para toda a equipe e mostrar que eles gastam em média 3hs/dia com atividades sem resultado nenhum.
7. Fazer a “lista do NÃO!” que compreende uma série de tarefas que só ocupam seu tempo e não geram resultados. Compartilhe com sua equipe e seu chefe e veja como mudar esse cenário.

Segue um resumo do Capítulo 3 do livro A Tríade do Tempo que explica em detalhes esse conceito e algumas alternativas.

 Fonte: http://hsm.updateordie.com

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.