Para o funcionário produzir mais e melhor, é necessário uma combinação de diversos fatores que afetam a produtividade no trabalho. Alguns são apenas detalhes, e pequenas atitudes podem transformar o ambiente em um local mais saudável e agradável. A vestimenta é uma questão interessante. A exigência do uso de roupa social, por exemplo. Por quê devemos utilizar roupa social trabalhando internamente? Qual o objetivo desta regra? Quando o funcionário se sente bem ele produz mais e melhor, como mencionado na introdução acima. E o fato de ele ser obrigado a utilizar algo que possa não gostar influencia no seu bem estar.

Há um tempo atrás alguns funcionários de uma multinacional tinham o costume de fazer piadas com times de futebol, principalmente nos dias posteriores aos de jogos nos campeonatos. O Diretor desta empresa proibiu as brincadeiras ao longo do dia, pois não gostava deste tipo de conversa. Qual é o sentido desta regra? Este fator só inibe as pessoas e cria um clima tenso no local de trabalho, diminuindo a produtividade.

Acredito que fatores como reconhecimento, perspectiva de crescimento, certa liberdade para questionar e buscar alternativas são essencias para uma organização saudável. Porém, infelizmente sabemos que isto, na maioria das empresas, ainda é uma utopia. Regras não são criadas somente para serem obedecidas. Devem ser questionadas, com união e o trabalho em equipe, em busca de um objetivo em comum.

Fonte: http://www.toptalent.com.br

Leonardo Breyer é formado em Administração de Empresas, Graduado no curso de mesmo nome. Atualmente é Analista Financeiro de uma Empresa Privada. Saiba mais em http://www.leonardobreyer.com/

Recebi uma pergunta interessante sobre a questão de acordar cedo e produtividade pela manhã:

“…Faço um curso à tarde e é extremamente crucial que eu use a manhã para estudar. O único problema é o fato de eu não conseguir, simplesmente, acordar cedo. Já tentei de tudo e não deu cedo. Minha produtividade cai um absurdo por conta disso, já que enquanto eu poderia estar fazendo mil e uma tarefas estou simplesmente dormindo além da conta…..”

Esse problema não é exclusivo do Diego que mandou o e-mail, muitas pessoas vivem o mesmo problema de acordar cedo! Aliás se você pesquisar o tema na Internet terá milhares de sites e artigos sobre esse assunto.

A primeira pergunta sobre essa questão é: Você realmente precisa acordar mais cedo? Algumas pessoas simplesmente não são produtivas pela manhã e por mais que tentem é ir contra seu relógio biológico. Nesse caso acordar mais cedo será apenas um martírio e nada produtivo para suas tarefas diárias. A dica nesse caso é aproveitar outros momentos para suas atividades e ser realmente focado nesses períodos.

Tirando essas pessoas que nunca vão ser produtivas pela manhã, existem algumas coisas que você pode fazer para conseguir acordar mais cedo. Selecionei algumas dicas interessantes:

1 – Ache um propósito – Esse é o mais importante. Se não tiver um motivo forte para acordar mais cedo você não vai acordar cedo! Eu tenho um exemplo na minha casa. Minha esposa odeia acordar cedo, mas desde que botou forte a meta na cabeça de emagrecer e descobriu que a academia está gerando resultados, ela acorda todos os dias bem cedinho e vai para a academia. Se não tem um porque, a preguiça fala mais alto!!!

2 – Mente JDJ (João Doria Jr) – Eu vou contar a história de vida do João em meu próximo livro, mas tem uma coisa que ele é bom: dormir pouco (3h~4h/dia) e estar 100% recuperado nas horas seguintes! Ele disciplinou seu corpo para isso. Como ele consegue? Ele disse que manda uma frase quando a preguiça pensa em aparecer: “Mente manda, corpo tem de obedecer, para o resultado aparecer!” É puro controle mental… eu experimentei e dá certo em 70% dos meus casos!!

3 – Faça esporte a noite – Já foi comprovado que aquela história que esporte de noite prejudica seu sono é puro mito! Se você se exercitar corretamente antes de dormir, terá um sono mais recuperador e terá mais disposição durante sua manhã. Claro que isso aliado a boa alimentação, sem abusos.

4 – Discipline seu corpo a dormir um pouco mais cedo – Não adianta querer dormir 1 hora mais cedo, vai ser quase impossível. Agora se você for dormir 15 minutos antes do seu horário, em alguns dias conseguirá disciplinar seu corpo a antecipar seu sono. E assim gradativamente, quando se der conta em poucos meses conseguiu estabelecer um novo padrão de sono.

5 – Durma bem – Você tem uma boa noite de sono? Se não tiver, será impossível acordar cedo e provavelmente já estará cansado. Nesse quesito existem várias soluções, a primeira sem dúvida é aliviar sua cabeça. Quando eu durmo mal é porque minha cabeça está explodindo de pensamentos e idéias. O que eu faço é escrever, parece que limpa a cabeça. Existe também um APP para smartphones (eu tenho para Ipad e Windows Phone) chamado Relaxer que toca umas “musiquinhas” feitas para ativar seu sono profundo. É bem útil. Em alguns casos você terá de consultar um médico, existem diversas patologias simples de resolver, que quando não tratadas prejudicam seu sono.

6 – Prepare seu ambiente – Já foi comprovado que as pessoas que desligam a TV, computador com pelo menos uns 45 minutos de antecedência de deitar, tem maior facilidade para dormir. Isso aliado a um quarto escuro ajuda a estimular seu sono, devido a reações químicas no seu cérebro. Faz parte do seu ambiente também um bom colchão e um bom travesseiro. Sem dúvida investir nesses dois itens vale à pena! Eu aprendi a trocar meu travesseiro a cada 6 meses e tenho dormido bem melhor.

7 – Coloque seu despertador longe – Eu costumo colocar meu despertador no closet, assim não tem como não levantar. Outra coisa que pode ajudar é colocar dois ou três alarmes diferentes, assim vai ser despertado mais fácil. Se na primeira vez você levantar, tente acender alguma luz ou deixar a luz do sol entrar, da mesma forma que escuro estimula seu cérebro a dormir, luz estimula seu cérebro a despertar.

Não existe uma receita de bolo, cada corpo reage de forma diferente, a ciência tem avançado nos estudos sobre o sono. Tenho lido muitas coisas sobre esse assunto. Acho que vale tentar, o que não vale é viciar em remédio, não é verdade?

E você? Quais suas dicas para uma boa noite de sono e despertar com mais facilidade?

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/blog/senhor-do-seu-tempo/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas.

Corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito. As reuniões, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o seu próprio. Aqui estão dicas vindas da experiência de profissionais, para que você possa tornar as suas reuniões mais produtivas.

1. Identifique o objetivo da reunião - reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2. Prepare adequadamente – Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os participantes não perdem tempo juntando informações de que ninguém vai precisar.
Outra dica: as informações úteis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunião. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas.

3. Mantenha a reunião sob controle – O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

4. Seja decisivo – As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha identificados:

• O que deve ser feito;
• Quem deve fazer;
• Quando deve ser feito.

5. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas – As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.

Fonte: http://www.organizesuavida.com.br/portal2010/materias/ver/517/5-dicas-para-fazer-reunioes-mais-eficazes-e-produtivas

As mudanças no ambiente empresarial não param de ocorrer e a busca pela redução dos custos, aumento da produtividade e da competitividade são realidades que nenhuma empresa pode prescindir.

Nos últimos, tempos tivemos muitas mudanças importantes no contexto empresarial que impactaram na performance das organizações. Talvez uma das mais importantes tenha sido a evolução tecnológica envolvendo o computador, a Internet e o telefone celular. Todas, sem dúvida, foram evoluções importantes para dar nova dinâmica ao desenvolvimento empresarial. Todavia, como quase tudo na vida, há os dois lados.

“Nós não temos talentos iguais, mas temos as mesmas oportunidades para desenvolver os nossos talentos” – John F. Kennedy

Daí, se por um lado a evolução tecnológica proporcionou avanços, por outro trouxe problemas também. As empresas dos dias atuais, que depende do computador e de uma boa conexão com a Internet, se vê as voltas com problemas aparentemente inofensivos, mas que na prática têm causado muitas dores de cabeça aos gestores. Por exemplo, quanto tempo o funcionário (ou você mesmo) tem passado diante do computador abrindo e-mail desconhecidos ou que não tem nada a ver com a sua rotina de trabalho? Quanto tempo levamos para responder uma série de e-mails diários que muitas vezes nem deveríamos ter recebido? Quanto custa ficarmos parados aguardando solucionar o problema de vírus na rede? E a improdutividade provocada pela lentidão da conexão com a Internet? E o tempo que se fica no MSN messenger, Yahoo entre outros sites de bate-papo? Já parou para ver o valor que você paga pelo link e tráfego na rede?

Dias desses encontrei um micro-empresário indignado porque a sua funcionária estava fazendo um curso virtual durante o horário de trabalho. Essas e muitas outras são, de fato, problemas novos que as organizações precisam se preocupar em solucionar. Em minhas viagens pelo Brasil e exterior tenho procurado saber como os empresários têm lidado com situações desta natureza.

“Não existe nada mais insano do que fazer sempre as coisas do mesmo jeito e esperar resultados diferentes” – Albert Einstein

Recentemente, estive na China e lá visitei uma empresa que adotou uma solução para tentar minimizar os problemas de dispersão digital. Ela bloqueou todos os acessos a mecanismos e sites de relacionamento. Liberou acesso somente as paginas com quem a empresa mantém contatos regulares. No entanto, pensando no bem estar do funcionário, a empresa liberou, diariamente, no horário de 12 às 14h acesso à rede para que todos pudessem navegar a vontade. No entanto, se alguma máquina for contaminada por vírus a pessoa responsável arcará com uma taxa de manutenção.

Em recente visita a empresas nos EUA vi algo também interessante. Lá existe uma norma para disciplinar o uso da Internet e dos e-mails. Nela há recomendações do tipo: a) não mandar e-mails com cópia para outras pessoas (só se for imprescindível), b) evitar mandar e-mail quando o assunto puder ser resolvido por telefone, c) não mandar e-mail para colegas que estejam próximos (eles disseram que havia um montão de mensagem entre pessoas que trabalhavam ao lado), d) evitar escrever mais que dez frases para explicar a situação, e) bloqueio de sites de bate-papo.

“Todos os empresários sabem como empreender, mas somente os empresários sábios sabem o que empreender”. – Anônimo

Visitei também recentemente uma empresa na África do Sul que determinava horários para os funcionários se relacionarem digitalmente. Lá os funcionários dispõem de duas horas e meia por dia para mandar e responder seus e-mails. Uma hora pela manhã (no início da jornada de trabalho), uma hora após o retorno do almoço e trinta minutos antes de encerrar a jornada de trabalho. Havia também três computadores (de uso coletivo) que ficavam conectados o tempo todo para os imprevistos. Perguntei ao gerente se essa prática estava dando bons resultados. Ele me disse que pode haver medidas mais eficazes, mas que considerava sua estratégia eficiente para evitar perda de produtividade.

Você tem problemas semelhantes em sua empresa? Você tem conseguido lidar a contento com eles? Se você adotou ou conhece alguma medida interessante neste sentido peço que me mande um e-mail comentando o fato.

Pense nisso e muito sucesso.

Fonte: http://www.evaldocosta.com.br

Evaldo Costa é Escritor, Consultor, Conferencista e Professor. Autor dos livros: “Alavancando resultados através da gestão da qualidade”, “Como Garantir Três Vendas Extras Por Dia” e co-autor do livro “Gigantes das Vendas”.

Por Christian Barbosa

Empresas de todos os portes têm aderido a onda da definição de processos corporativos. Algumas entraram tão fundo nesse modelo de gestão que se tornaram corporações totalmente orientadas a processos.

Eu sou um grande defensor dos processos, acredito que a alta direção deve dedicar cada vez mais tempo para influenciar todos na empresa para participem da adoção e da constante melhoria entre processos. Sem esse apoio, os processos simplesmente caem em desuso.

Tenho tido contato com muitas empresas com processos em diversos estágios de desenvolvimento, mas são poucas as que realmente conseguem transformá-los em operações bem orquestradas de negócio.

O maior problema é que definir, otimizar ou mudar radicalmente qualquer tipo de processo, pode não trazer os resultados práticos esperados se não tiver uma estratégia de produtividade atrelada. Na maioria dos casos, as empresas documentam seus processos, publicam na Intranet e acham que a equipe vai usar sempre que precisar.

Algumas empresas adotam algum tipo de sistema IT para gestão de seus processos, mas às vezes, a complexidade é tão grande que dificilmente o benefício aparece na ponta. Pouquíssimas estão realmente monitorando seus processos para entenderem onde estão os gaps de execução e raríssimas empresas estão empregando sistemas de IT em conjunto com ferramentas de produtividade.

De que adianta ter o processo perfeito se, quando as atividades são distribuídas entre os colaboradores, eles não têm tempo para executá-las? Do que adianta ter toda a documentação se, quando a equipe precisa checar algum procedimento, não tem fácil acesso?

Não adianta ter processos, é preciso pensar na produtividade destes na ponta. É preciso se preocupar de que forma as atividades de diversos processos devem ser priorizadas e sobrepostas. Como devem ser colaboradas entre o time. Qual processo é realmente importante ou urgente.

Se o colaborador usa Microsoft Outlook, Lotus Notes ou algum outro software para gerenciar suas atividades diárias, é dentro destes aplicativos que as atividades do processo devem estar inseridas e gerenciadas de forma macro pelo sistema de processo.

O autor americano, Jim Collins, autor de Feitas para Durar e que lançou o livro How Mighty Fall (Como as grandes caem), fala sobre os principais estágios que fazem uma empresa falhar. Uma frase dele fantástica diz que “A crise obriga as empresas a ter foco. Prosperidade não.”.

Na época da crise, muitas empresas, com falta de prosperidade começaram a olhar para dentro para melhorar seus processos. Essa deveria ser uma prática constante e não apenas esporádica, mas quando esse momento chegar, pense não apenas no processo, e sim, em como torná-lo produtivo na ponta da execução.

Fonte: http://www.christianbarbosa.com.br/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Um dos grandes vilões da produtividade pessoal sem dúvida são as constantes interrupções que recebemos em nosso dia-a-dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas.

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1. Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.
2. Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto): “Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.” Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito. >>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah
3. Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.
4. Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.
5. Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

Fonte: http://blog.maistempo.com.br

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.