Por Christian Barbosa

Empresas de todos os portes têm aderido a onda da definição de processos corporativos. Algumas entraram tão fundo nesse modelo de gestão que se tornaram corporações totalmente orientadas a processos.

Eu sou um grande defensor dos processos, acredito que a alta direção deve dedicar cada vez mais tempo para influenciar todos na empresa para participem da adoção e da constante melhoria entre processos. Sem esse apoio, os processos simplesmente caem em desuso.

Tenho tido contato com muitas empresas com processos em diversos estágios de desenvolvimento, mas são poucas as que realmente conseguem transformá-los em operações bem orquestradas de negócio.

O maior problema é que definir, otimizar ou mudar radicalmente qualquer tipo de processo, pode não trazer os resultados práticos esperados se não tiver uma estratégia de produtividade atrelada. Na maioria dos casos, as empresas documentam seus processos, publicam na Intranet e acham que a equipe vai usar sempre que precisar.

Algumas empresas adotam algum tipo de sistema IT para gestão de seus processos, mas às vezes, a complexidade é tão grande que dificilmente o benefício aparece na ponta. Pouquíssimas estão realmente monitorando seus processos para entenderem onde estão os gaps de execução e raríssimas empresas estão empregando sistemas de IT em conjunto com ferramentas de produtividade.

De que adianta ter o processo perfeito se, quando as atividades são distribuídas entre os colaboradores, eles não têm tempo para executá-las? Do que adianta ter toda a documentação se, quando a equipe precisa checar algum procedimento, não tem fácil acesso?

Não adianta ter processos, é preciso pensar na produtividade destes na ponta. É preciso se preocupar de que forma as atividades de diversos processos devem ser priorizadas e sobrepostas. Como devem ser colaboradas entre o time. Qual processo é realmente importante ou urgente.

Se o colaborador usa Microsoft Outlook, Lotus Notes ou algum outro software para gerenciar suas atividades diárias, é dentro destes aplicativos que as atividades do processo devem estar inseridas e gerenciadas de forma macro pelo sistema de processo.

O autor americano, Jim Collins, autor de Feitas para Durar e que lançou o livro How Mighty Fall (Como as grandes caem), fala sobre os principais estágios que fazem uma empresa falhar. Uma frase dele fantástica diz que “A crise obriga as empresas a ter foco. Prosperidade não.”.

Na época da crise, muitas empresas, com falta de prosperidade começaram a olhar para dentro para melhorar seus processos. Essa deveria ser uma prática constante e não apenas esporádica, mas quando esse momento chegar, pense não apenas no processo, e sim, em como torná-lo produtivo na ponta da execução.

Fonte: http://www.christianbarbosa.com.br/

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Um dos grandes vilões da produtividade pessoal sem dúvida são as constantes interrupções que recebemos em nosso dia-a-dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas.

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1. Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.
2. Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto): “Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.” Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito. >>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah
3. Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.
4. Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.
5. Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

Fonte: http://blog.maistempo.com.br

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.