Outros, ao contrário, são sempre solícitos, disponíveis e receptivos, nem que seja para um simples café ou um bate-papo descompromissado. Pode ser no fim do mês ou na segunda-feira. Pode ser no quinto dia útil ou um almoço demorado.

Pois recentemente comecei a perceber outro traço em comum entre os dois tipos: geralmente os Disponíveis são profissionais de alta performance, enquanto que os Ocupados fazem um feijão-com-arroz muito do básico, autênticos dois de paus.

Falta de tempo, afobação, pressa, atrasos ou perda de prazos normalmente são sintomas da pessoa pouco competente que, no mínimo, não sabe organizar seu tempo. Se você ficar ao lado de uma pessoa assim perceberá, rapidamente, que ela não sofre de excesso de trabalho, mas de falta de competência.

Provavelmente vai reparar, também, que o Ocupado acha bonito parecer sobrecarregado, tem orgulho do seu estresse e, erroneamente, vê na constante reclamação sobre falta de tempo um sinal de alta competência.

Profissionais Disponíveis, por outro lado, planejam suas atividades de forma impecável e, ainda mais importante, executam seus projetos com igual precisão. São focados, determinados e assertivos. Vão direto ao ponto, tiram os problemas da frente e ainda têm tempo para outras coisas, como estudar e se aprimorar.

Aliás, possivelmente é por isso que são profissionais melhores. Porque, ao contrário do Ocupado, o Disponível tem tempo para si – tanto pessoal quanto profissionalmente.

Se você acha que está no grupo dos Ocupados, então o primeiro passo é se dar conta disso, reconhecer que tem um problema e que isso atrapalha o seu desempenho. O segundo é buscar meios de melhorar. E um bom início está bem aqui ao lado, na coluna Senhor do Seu Tempo, do Christian Barbosa. Agora trate de arrumar um tempo e passe lá para dar uma olhada!

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/blog/rodolfo/2011/09/29/talento-ocupado/

Rodolfo Araújo é mestre em Administração de Empresas pela PUC-RJ, pós-graduado em Tecnologia de Informação pela FGV-RJ e bacharel em Comunicação Social pela Universidade Federal do Rio de Janeiro.

A história ilustra a ilusão de sobrecarga a que nos submetemos diariamente, sem nos darmos conta que nossas rotinas estão sempre sujeitas aos imprevisíveis terremotos particulares, que insistem em mostrar a fragilidade dos momentâneos episódios de estabilidade.

Assim acontece com o Tempo, especialmente no equilíbrio entre vida profissional e vida pessoal. Quando deixamos de lado importantes aspectos da nossa vida pessoal, culpamos uma vida profissional muito intensa, sobrecarregada, fora do nosso controle.

Saúde, família e amigos são sempre as vítimas deste descontrole, cujas consequências se voltam contra nós com insistente frequência. Ora é a implacável balança, ora um cônjuge negligenciado, ora os amigos que não telefonam mais. Quando o trabalho está em primeiro lugar na sua vida, não demora a um destes pilares chacoalhar – e jogar seu peso nas costas dos outros.

Quando alguém me diz que não tira férias há dois, três anos, imediatamente desconfio da sua capacidade de se organizar, ou de entender o seu verdadeiro papel dentro da empresa. Nunca vi uma empresa parar ou quebrar porque um funcionário morreu de repente – com o agravante de que isso representa a sua ausência eterna, em comparação à ausência temporária que tirar férias representa.

A Carol é a principal executiva da sua empresa, que não parou durante a sua ausência. Todos precisaram se virar para suprir essa falta – o que fizeram de forma primorosa, apesar de não terem tido tempo para se preparar adequadamente para isso. Imagine você, que teria tempo suficiente para planejar um período de ausência. Por que isso é impossível?

Sempre dizem que se você quer que alguma coisa seja realmente feita, deve confiá-la a alguém ocupado porque, de alguma forma, ele vai encontrar tempo para fazê-lo. Pessoas desocupadas normalmente estão assim porque são pródigas em inventar desculpas e se equivar do trabalho. São mestres na arte da Procrastinação.

Episódios como o da Carol revelam que, ao contrário do que imaginamos, nós temos tempo para cuidar das nossas vidas fora do escritório. A grande decisão que você tem que tomar é se vai reservar este tempo espontaneamente, em pequenas parcelas, ou se vai tê-lo tomado de você, todo de uma vez só. Porque cedo ou tarde, você vai precisar fazer uso dele.

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/blog/rodolfo/2011/07/30/o-tempo-que-voce-nao-tem/

Rodolfo Araújo é mestre em Administração de Empresas pela PUC-RJ, pós-graduado em Tecnologia de Informação pela FGV-RJ e bacharel em Comunicação Social pela Universidade Federal do Rio de Janeiro.

Você já sabe o que tem para fazer hoje? E o que vai fazer depois? Será que você não está esquecendo de nada?

O primeiro passo é anotar ou coletar tudo o que você deve fazer. Você pode fazer isso em uma folha de papel, em caderno, em agenda, em planilha Excel, nas Tarefas do Outlook, em uma das centenas de ferramentas existentes para esse fim: a criação e o controle de listas de coisas a fazer (to-dos).

Coloque uma atividade por linha, deixe um espaço à esquerda para marcar quando estiver completado cada uma delas.

Fazendo assim você consegue ter uma idéia do que tem a fazer.

O segundo passo, que requer um pouco mais de técnica, é priorizar o que será feito.

Ao criar uma lista, você perceberá que há atividades urgentes que devem ser realizadas tão logo quanto for possível, enquanto outras pode esperar um pouco mais – pode ser que você ainda deva esperar alguém lhe entregar algo para que você comece a executá-las, ou ainda é algo que pode ser feito posteriormente.

Priorizando você consegue fazer com que o que é mais relevante seja executado primeiro.

O terceiro passo é planejar como será feito. Usando a lista e a priorização de suas atividades, você deve pensar em como e quando poderá executá-las.

Um exemplo: de manhã você terá uma reunião externa em um cliente. Há alguma outra atividade que pode ser feita nesse cliente, como procurar uma informação sobre outro projeto com a mesma empresa? Existe algo que possa ou que deva ser conversado no caminho para o cliente ?

Outro exemplo: devo entregar um relatório até meio-dia. O que eu preciso para ter esse relatório entregue? Preciso da ajuda de alguém? Eu tenho todo o material que preciso? Se não tenho, o que eu preciso fazer para tê-lo?

O quarto passo é fazer. Tente sempre se manter focado na atividade, evitando interrupções.

Interrupções acontecem, pode ser um telefonema, um colega que chega ao lado de sua mesa ou mesmo um e-mail que “pipoca” em sua tela. Tente evitá-las, muitas vezes basta um “posso lhe procurar daqui a meia hora para falar sobre isso?’ já resolve – desde que você, é claro, retorne o contato…

Programe também pequenos intervalos até chegar ao fim da atividade, caso ela seja muito longa. Muitas vezes podemos perder o foco caso o que fazemos não seja algo prazeiroso.

O quinto passo é revisar a sua lista. Em algum momento do dia, veja como está o andamento, replaneje se for necessário.

Particularmente trabalho com listas grandes, costumo fazer uma revisão no começo do dia, antes de começar a trabalhar e antes de fazer a coleta (o primeiro passo), e logo depois da hora do almoço.

Se a sua lista for menor, você pode tentar fazer uma ravisão a cada 2-3 dias, ou até uma revisão semanal.

Existem inúmeras técnicas para cada um desses passos, elas podem ser encontradas na Internet – e procurarei publicar aqui as técnicas que conheço, comentando como eu as uso e, se não uso, explicar o porquê.

Fonte: http://www.gestaodetempo.com.br/como-eu-comeco-a-usar-gestao-de-tempo-as-listas-de-to-do-lists/

Vivemos na época dos sem tempo. Não é difícil perceber que essa constatação é verdadeira em nosso dia-a-dia. Todo mundo vive reclamando que não tem tempo para nada ou que vive correndo. Mas será que o problema é realmente a falta de tempo ou a qualidade do uso do tempo que temos?

Boa parte das pessoas não tem problemas de falta de tempo, eu diria que para 80% da população a falta de tempo não é um problema. O problema está no uso que as pessoas fazem dele.

Em uma pesquisa da Triad com mais de 30 mil brasileiros, descobrimos que apenas 1/3 do tempo da população utilizado com as coisas realmente importantes. O restante é dividido entre coisas urgentes ou circunstanciais.

Esta última categoria vale uma explicação adicional, pois é aonde residem os problemas de qualidade de tempo mais freqüentes. Circunstancial é toda atividade que não traz nenhum tipo de resultado para sua vida, são atividades que você faz por obrigação ou necessidade social. É a esfera do tempo perdido, mal utilizado e que nunca mais será recuperado. Todos estão sujeitos a esse tipo de atividade no dia-a-dia, com reuniões desnecessárias, spams, festas sociais que não queremos ir, ligações telefônicas sem sentido e por ai vão.

Existem diversas formas de reduzir o circunstancial em nossa vida e termos mais tempo para as coisas realmente importantes. A primeira é reforçar seus modelos de planejamento, o que poucas pessoas conseguem fazer da forma correta e ter resultados. Planejar é antecipar, e isso significa ver pelo menos três ou quatro dias a frente. Quem “planeja” o dia seguinte está mais suscetível a ter atividades urgentes ou circunstanciais. Quanto mais a frente você pensar melhor para focar no Importante.

Outro aspecto essencial no planejamento é dar espaços e nunca lotar a agenda do dia. Para isso recomendo que você mensure as atividades do seu dia e veja quantas horas você tem planejadas x horas disponíveis. No começo, não planeje mais do que quatro horas para se acostumar a esse modelo antecipado de planejamento.

Além de planejar, é preciso que você tenha qualidade no uso do seu tempo, o que significa aproveitar o tempo presente de forma focada. Quando estiver com seus filhos ou família, esteja com eles de verdade. Não fique com eles e ao mesmo tempo com a atenção focada na televisão. Quando estiver trabalhando, feche seu e-mail, seu navegador e outros programas para ter atenção total ao que está fazendo.

A desatenção e a falta de foco podem roubar horas do nosso dia sem percebermos. Focar não é uma habilidade que se adquire do dia para a noite, precisamos criar esse hábito em nossa mente. Comece com pequenas atividades, e depois comece a ampliar o seu tempo de foco.

E a última dica que gostaria de deixar aos leitores é ter tempo de qualidade para a pessoa mais importante de sua vida: você. Pode parecer simples, mas a coisa mais fácil de acontecer é ter uma agenda cheia de demandas para serem feitas e, neste caso, a primeira pessoa a ser retirada da agenda é si próprio.

Sem tempo si mesmo, você perde energia, vitalidade, vontade de executar suas ações diárias, fica mais cansado e sem pique. Atividades simples começam a demorar muito mais e fazem você perder ainda mais tempo. Coloque-se na agenda, pelo menos uma vez por semana. Institua essa boa prática e veja os benefícios. Pode ser uma simples quick-massage na hora do almoço a algum hobby que você ame praticar, mas faça sempre algo por você.

Ter tempo com qualidade não é mágica ou impossível, é mais do que factível uma vida com mais tempo e vida, mas isso depende apenas de você. Procure mais informações, livros e cursos sobre esse assunto e viva melhor.

Viva com Mais Tempo e Prosperidade!

Fonte: http://www.maistempo.com.br

Christian Barbosa é cientista de computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Dá treinamento e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Sua metodologia já foi tema de matérias em diversos veículos conceituados, como as revistas Veja, IstoÉ e Época. É Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU-Empretec e autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em reunião e Mais tempo mais dinheiro.

Atrasos e estimativas de tempo errôneas são problemas recorrentes em muitos projetos.  Exceto em casos aonde há uma forte cultura de projetos, tempo para planejamento completo e cuidadoso, além de experiência da equipe e histórico de projetos bem referenciado, todo gerente de projetos acaba vivendo a realidade de enfrentar prazos que acabam se mostrando pouco realistas.

Antes de avaliar que tipo de ações um gerente pode tomar para melhorar a previsibilidade dos tempos, é interessante pensar nos fatores que causam estas situações.  Grande parte dos atrasos nos projetos tem sua causa-raiz em uma das 5 questões a seguir:

Falta de Histórico e Experiência
Vamos supor que seu projeto tenha uma atividade “Construir um Muro de 50m de Altura”.  Suponha também que sua equipe nunca construiu um muro tão alto, e que as empresas que já construiram obras assim tratam o tema como segredo industrial.   Este é um exemplo de um caso no qual o gerente de projetos não possui um histórico interno na empresa para o tempo da atividade, não consegue referências externas para usar como base e não tem uma equipe que tenha a experiência neste tipo de estrutura.   O resultado é que a possibilidade de erro na estimativa de tempo será muito grande.

Segundas Intenções
Para este caso também vou partir de exemplos.  Imagine que 3 empresas estão sendo cotadas para participar de seu projeto, e elas sabem que prazo de entrega é um item crítico.   Imagine outra situação na qual uma empresa de consultoria já está contratada para participar de seu projeto, seus custos são por hora trabalhada, e ela ainda terá que dar estimativas de tempo para algumas atividades.  No primeiro caso, haverá uma tendência de oferecer um prazo de entrega extremamente agressivo, que dificilmente será cumprido.  No segundo caso, a consultoria que recebe por hora tem um conflito de interesse, já que quanto mais tempo durar o projeto, melhor para ela.

Falta de Análise de Riscos
Se o projeto não possui uma estrutura adequada de gerenciamento de riscos, a possibilidade é que surjam situações inesperadas que afetem drasticamente as estimativas de tempo do projeto.  A estimativa informada pela equipe pode estar correta, baseada em premissas adequadas, experiência e histórico.  No entanto, riscos positivos e negativos devem sempre ser avaliados e considerados na estimativa.

Otimismo Exagerado
Este é um problema que chegar a ser quase cultural.  Acredito que o Brasileiro sofre com isso mais do que outras culturas.  Nossa tendência é sempre de dar uma expectativa otimista em relação a algo, e isso se reflete também nas estimativas de tempos de projetos.  Novamente, a estimativa não está necessariamente errada, ela só é “puxada” para um lado da curva, afastando-a da média que seria um valor mais realista.

Pressão Interna e Externa
Por mais que o profissional tenha experiência e histórico e não queira dar uma estimativa de tempo exageradamente otimista, podem existir pressões que o levem a ceder e fornecer um prazo que os demais querem ouvir.  A pressão pode ser interna (da diretoria, por exemplo) ou externa (de um cliente ou uma expectativa de mercado).  O fato é que muitas vezes se deixa de lado (erroneamente) a disciplina de gerenciamento de tempo em função de necessidades de marketing ou políticas.

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Vejam que, nas 5 causas acima,  falei apenas de suas fontes, sem entrar em possíveis alternativas para solucionar ou mitigar o problema.  No próximo artigo falarei sobre ações que o gerente de projetos pode tomar para reduzir as possibilidades de trabalhar com estimativas de tempo irreais.

Fonte: http://ogerente.com/stakeholder/

Luiz Henrique de Paiva Jose é graduado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, e pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FGV. Certificado PMP  pelo PMI. Até 2007, atuou 5 anos como Gerente de Projetos e Diretor de Fábrica na Vitelcom México, multinacional fabricante de telefones celulares. Atualmente presta consultoria empresarial, voltada a Gerenciamento de Projetos e Presença Online para pequenas e médias empresas nas regiões de São Paulo, Jundiaí e Campinas. Proprietário da Avantta Consulting. Criador do Portal O GERENTE, e editor dos blogs do Portal.