A nova versão de calendário se apresenta com o objetivo de maximizar o controle dos gerentes sobre as alocações de suas equipes e projetos, além de permitir a criação de calendários com regras e eventos pré-definidos (férias, finais de semana, feriados etc.) ,para diferentes públicos dentro da organização. Viabiliza-se assim, a criação de diversos tipos de calendários para fins próprios, sendo para um grupo determinado de colaboradores, para projetos específicos, como também para recursos de projetos. Trazendo, dessa forma, um novo cenário, e consequentemente, novos cenários.
Entre esses conceitos, pode-se destacar a criação do Gerente de Recursos, onde o TraceGP além de possuir o já conhecido Gerente Funcional, responsável exclusivamente pelo controle de Horas dos recursos, agregará a função do Gerente de Recursos Humanos, que terá como papel o controle das alocações de seus recursos dentro da organização.
Este novo gerente terá acesso ao calendário dos seus respectivos recursos, e poderá verificar onde estes estão alocados (quais projetos ou quais tarefas), quando estão alocados e qual a duração em horas e distribuição dessas alocações (diária, semanal ou mensal). Através de indicadores visuais, conseguirá facilmente perceber se um de seus recursos está super alocado ou ocioso, e em um desses casos, poderá redistribuir as horas de alocação deste de acordo com sua necessidade, sendo em um projeto ou tarefas avulsas. Esse ajuste será feito tanto manualmente, como através de sugestões (simulações) que o calendário lhe apresentará.
Ficará responsável ainda, por alterações nas regras de calendário e por avaliações dos conhecimentos profissionais de seus recursos. Ou seja, todos os recursos terão conhecimentos profissionais definidos pelo gerente de recurso, e ao serem alocados em um Projeto determinado, o Gerente de Projeto poderá compreender que aqueles recursos possuem um nível de conhecimento diferente ao que foi previamente estipulado, sendo para melhor ou para pior. Dessa forma, o gerente de projeto poderá enviar avaliações para o gerente deste recurso, que terá a incumbência de aprovar ou não a alteração do nível de conhecimento deste recurso.
Essa opção se tornará aliada perfeita aos gerentes de projetos, na medida em que estes poderão através de uma funcionalidade de "localização de recursos", filtrarem apenas usuários com os níveis de conhecimento de um determinado conhecimento de que necessitam, dentro de toda a organização.
Aproveitando, e adentrando mais nas melhorias para o Gerente de Projeto, estes poderão, através da localização de usuários, verificar a disponibilidade de alocação desses recursos para o seu projeto, através da visualização do calendário destes, e contar com as sugestões de alocação que o sistema lhe oferecerá. Dessa forma poderão se beneficiar com colaboradores que se adequem aos prazos pré-estabelecidos no calendário do Projeto em questão, facilitando o planejamento de alocação de recursos.
Ademais, os gerentes de projetos contarão com outras novidades, como a possibilidade de criar dependências entre projetos, o novo estado de tarefas chamado “Em planejamento” (que não aparecerão nos calendários dos recursos), e uma especialíssima nova funcionalidade de nivelamento de projetos. A qual possibilitará a este, através de um mecanismo avançado de redistribuição de recursos em períodos pré-definidos, acabar com os problemas de super alocação ou ociosidade nos projetos, de forma automática e instantânea. Que será ajudado, em grande parte, pela nova possibilidade de substituição de recursos, onde poderá se trocar um recurso por outro, fazendo com que este herde todas as pendências desejáveis do antigo, tais como tarefas, demandas etc.
Paralelamente a todas essas modificações, os usuários finais terão a facilidade de acessarem suas agendas diariamente, e através de seus calendários de diferentes projetos, saberão aonde devem dedicar o seu esforço.
